En resumen: La carta de autorización es un escrito en el que usted permite a otra persona hacer un trámite concreto en su nombre, como reclamar medicamentos, documentos o un paquete. Debe identificar a las dos personas, decir qué puede hacer el autorizado y hasta cuándo. Ante entidades públicas, por regla general no le pueden exigir autenticación (art. 25 del Decreto 019 de 2012), pero para procesos judiciales necesita un poder.
La carta de autorización resuelve un problema diario: usted no puede ir en persona a hacer una diligencia y necesita que alguien de confianza la haga por usted. El documento es sencillo, pero si le faltan datos o queda muy amplio, la entidad lo rechaza o, peor, el autorizado termina haciendo más de lo que usted quería. Aquí le explicamos qué debe llevar, cuándo sirve y cuándo necesita otro documento.
Qué es una carta de autorización y qué valor legal tiene
Es un documento privado por el que una persona (el autorizante) encarga a otra (el autorizado) una gestión puntual. Jurídicamente es una forma de mandato: el Código Civil define el mandato como el contrato en que una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, y permite que el encargo se haga por escrito privado, por cartas o incluso verbalmente (arts. 2142 y 2149 del Código Civil).
Como se trata de un encargo especial, el autorizado solo puede hacer lo que la carta dice. Si la carta permite «reclamar la fórmula médica del mes de junio», no lo habilita para cambiar la EPS ni para cobrar un dinero.
Cuándo basta una carta de autorización simple
La carta de autorización simple funciona para diligencias de trámite, en las que no se dispone de bienes ni se firman contratos. Estos son los usos más frecuentes:
- Reclamar medicamentos o resultados de exámenes en la EPS o en el dispensario.
- Recoger documentos: certificados, diplomas, extractos, paquetes o correspondencia.
- Radicar o reclamar papeles en una oficina pública o en una empresa.
- Pedir información de una cuenta o de un trámite en curso, cuando la entidad lo permite.
- Recibir un vehículo del parqueadero o del taller.
- Hacer gestiones ante el conjunto residencial o la administración.
Algunas entidades, como fondos de pensiones y cesantías o bancos, tienen formatos propios y suelen pedir presentación personal ante notaría para retiros de dinero. Antes de enviar a alguien, llame o revise la página de la entidad.
Qué debe contener una carta de autorización
Una autorización a terceros bien hecha deja poco espacio para que la rechacen. Revise que tenga estos elementos:
| Dato | Ejemplo | Por qué importa |
|---|---|---|
| Ciudad y fecha | Medellín, 3 de octubre | Muestra que la autorización es reciente |
| Destinatario | Señores EPS, sede Laureles | Dice ante quién se usa |
| Datos del autorizante | Nombre completo, cédula, teléfono | Identifica a quien da el permiso |
| Datos del autorizado | Nombre completo y cédula | Permite verificar a quien se presenta |
| Trámite exacto | Reclamar la fórmula de medicamentos de octubre | Limita lo que puede hacer el autorizado |
| Vigencia | Válida hasta el 31 de octubre o para un solo uso | Evita que se use después |
| Firma y huella | Firma del autorizante y, si se puede, huella | Da certeza sobre quién autorizó |
| Anexos | Copia de las cédulas de ambos | Casi todas las entidades las piden |
Nuestro modelo de carta de autorización a terceros trae estos espacios y varias opciones de redacción: para medicamentos, documentos, cesantías o trámites generales, con la cláusula que limita el alcance del encargo.
Ejemplo de redacción
«Yo, Marta Lucía Gómez, identificada con cédula 43.xxx.xxx, autorizo a Juan Pablo Ríos, identificado con cédula 1.036.xxx.xxx, para que en mi nombre reclame los medicamentos ordenados en la fórmula del 2 de octubre en el dispensario de mi EPS. Esta autorización es válida solo para esa entrega.» Al final van la firma, la huella y la copia de las cédulas.
¿La carta de autorización debe autenticarse?
Depende de quién la recibe. Ante autoridades administrativas, la regla del artículo 25 del Decreto 019 de 2012 es que los documentos privados se presumen auténticos y que no se puede exigir autenticación. Esa misma norma trae excepciones, como los poderes especiales y ciertos actos de sociedades.
Las empresas privadas fijan sus propias reglas. Bancos, notarías y fondos suelen pedir firma autenticada cuando el trámite implica dinero o datos sensibles. En esos casos, la autenticación de firma se hace en cualquier notaría en pocos minutos.
Una carta con fecha vieja o con un encargo muy general suele ser rechazada. Haga una carta por trámite y póngale vigencia.
Carta de autorización o poder: cuál necesita
La diferencia práctica está en lo que se va a hacer. Si es un trámite sencillo, alcanza la carta de autorización. Si se va a actuar ante un juez, firmar un contrato o disponer de bienes, se necesita un poder.
| Situación | Documento adecuado |
|---|---|
| Reclamar documentos, medicamentos o paquetes | Carta de autorización simple |
| Actuar en un proceso judicial o en una conciliación | Poder especial (art. 74 del CGP) |
| Vender, comprar o hipotecar un inmueble | Poder especial o general por escritura pública |
| Manejar todos los negocios de una persona | Poder general por escritura pública |
| Sacar del país a un hijo menor | Permiso de salida autenticado en notaría |
Para un proceso judicial use un poder especial amplio y suficiente. Desde la Ley 2213 de 2022, los poderes especiales para actuaciones judiciales pueden darse por mensaje de datos y se presumen auténticos. Si el trámite es la salida del país de un niño, lea nuestra guía del permiso de salida del país para menores, porque allí no sirve una carta simple.
Autorización para entregar información personal
Muchas veces el autorizado necesita conocer datos suyos: historia clínica, saldos, estado de un crédito. La Ley 1581 de 2012 protege esos datos, y la entidad solo los entrega a terceros con su autorización expresa. Por eso conviene que la carta diga, por ejemplo, «autorizo a que se le entregue copia de mi historia clínica».
Si lo que necesita es pedir esa información usted mismo y la entidad no responde, el camino es un derecho de petición. Y si quiere entender qué puede hacer una empresa con su información, revise la guía de tratamiento de datos personales.
Cómo revocar una carta de autorización
El mandato termina, entre otras causas, por cumplirse el encargo, por vencerse el plazo, por revocación de quien lo dio o por muerte de cualquiera de los dos (art. 2189 del Código Civil). En la práctica:
- Si la carta era para un solo trámite, se agota cuando se cumple.
- Si tenía vigencia, pierde efecto al vencer la fecha.
- Si quiere quitarla antes, avise por escrito al autorizado y a la entidad donde se iba a usar.
Este último aviso es el más importante. Si la entidad no sabe que usted revocó la autorización, puede atender de buena fe al autorizado.
Errores frecuentes en el modelo de autorización
- Escribir «autorizo para todo lo que necesite»: es demasiado amplio y casi nadie lo acepta.
- Olvidar la cédula del autorizado o escribirla mal.
- No poner fecha ni vigencia.
- Firmar con una firma distinta a la de la cédula.
- No adjuntar copias de los documentos de identidad.
- Usar una carta de autorización simple para un trámite que exige poder.
Un buen modelo de autorización le ahorra viajes y filas. Si el trámite es delicado, como cobrar dinero o actuar ante un juzgado, consulte antes qué documento exige la entidad.
Preguntas frecuentes sobre carta de autorización
¿La carta de autorización puede ser escrita a mano?
Sí. No hay una forma obligatoria, siempre que se lea bien y tenga los datos de ambas personas, el trámite, la fecha y la firma. Muchas entidades prefieren que sea impresa para evitar dudas sobre lo que dice.
¿Cuánto tiempo dura una carta de autorización?
La que usted fije en el documento. Si no pone vigencia, muchas entidades solo aceptan cartas recientes, de pocos días o semanas. Lo prudente es indicar una fecha límite o que sirve para un solo trámite.
¿Una persona menor de edad puede ser autorizada?
Algunas entidades no entregan documentos ni medicamentos a menores de edad, porque necesitan verificar una cédula. Es mejor autorizar a un adulto y confirmar antes las reglas del lugar.
¿Puedo enviar la carta de autorización por correo electrónico?
Si la entidad recibe trámites en línea, puede aceptar la carta escaneada con las copias de las cédulas. Para gestiones presenciales, el autorizado suele llevar el original firmado.
¿Qué pasa si el autorizado hace algo que no estaba en la carta?
Lo que exceda el encargo no lo obliga a usted frente a quien sabía del límite. Puede reclamar a la entidad que atendió el trámite y exigirle al autorizado que responda por los perjuicios. Por eso la carta debe describir el trámite con precisión.
Información general sobre carta de autorización según la ley colombiana. No reemplaza la asesoría de un abogado para su caso concreto.
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