Declaración extrajuicio: qué es, para qué sirve y cómo hacerla

La declaración extrajuicio es uno de los trámites notariales más pedidos en Colombia: la exigen cajas de compensación, fondos de pensiones, aseguradoras y empresas para afiliar beneficiarios o pagar prestaciones. Es sencilla, pero tiene consecuencias penales si se declara algo falso. Aquí le explicamos para qué sirve, cómo se hace y qué debe contener.

Qué es una declaración extrajuicio

La declaración extrajuicio, también llamada declaración extraproceso o declaración juramentada, es el relato que hace una persona, bajo juramento, sobre hechos que conoce directamente. Se llama «extrajuicio» porque se rinde fuera de un proceso judicial.

El Decreto 1557 de 1989 autorizó a los notarios para recibir estas declaraciones con fines extraprocesales. Hoy el artículo 188 del Código General del Proceso dice que los testimonios para fines judiciales o no judiciales pueden practicarse ante notario o alcalde y se entienden rendidos bajo la gravedad del juramento.

Esa declaración extrajuicio puede servir como prueba sumaria en un proceso. Si se presenta contra alguien que no estuvo presente cuando se rindió, el juez puede pedir que el declarante la ratifique en audiencia.

Para qué sirve la declaración extrajuicio

Estos son los usos más frecuentes:

La declaración extrajuicio no reemplaza a la escritura pública ni a la sentencia para declarar la unión marital de hecho; solo prueba la convivencia ante quien la pida. Si quiere formalizar la unión, lea nuestra entrada sobre la unión marital de hecho.

¿Las entidades públicas pueden exigirla?

El artículo 7 del Decreto Ley 019 de 2012 prohíbe exigir declaraciones extrajuicio como requisito para un trámite administrativo. En esos casos basta la afirmación que usted hace ante la autoridad, que se entiende hecha bajo juramento. Si una entidad pública se la pide para un trámite, puede citar esa norma.

Los particulares, como bancos, aseguradoras, empresas o colegios, sí pueden pedirla dentro de sus propios procesos.

Cómo hacer una declaración extrajuicio en notaría

El trámite de la declaración extrajuicio en notaría es corto:

1. Vaya a cualquier notaría con su cédula original. No tiene que ser la de su domicilio.
2. Diga qué quiere declarar y para qué entidad. Lleve el texto escrito si lo tiene.
3. El notario o un funcionario redacta el documento con sus datos y su relato.
4. Usted lee la declaración, la firma y pone su huella.
5. Paga la tarifa y recibe el original firmado por el notario.

Si la declaración la rinden dos personas, por ejemplo una pareja que declara su convivencia, ambas deben ir con su cédula. La tarifa la fija cada año la Superintendencia de Notariado y Registro, y suele ser una de las más bajas del arancel notarial. Hay exenciones en algunos casos, como el de la mujer cabeza de familia; pregunte en la notaría.

Qué debe decir la declaración extrajuicio

Una declaración juramentada bien redactada contiene:

• Nombre completo, cédula, estado civil, dirección y ocupación del declarante.
• La manifestación de que declara bajo la gravedad del juramento.
• Los hechos, en primera persona, con fechas y lugares concretos.
• La razón por la que le constan los hechos («porque vivo con ella desde…»).
• La entidad o el fin para el cual se rinde.

Evite frases vagas como «hace mucho tiempo» o «siempre ha dependido de mí». La entidad necesita fechas. Un ejemplo: «Declaro bajo la gravedad del juramento que convivo con Ana Pérez, cédula 1.234.567, en forma permanente, compartiendo techo, lecho y mesa, desde el 1 de marzo de 2019 en la calle 10 n.º 5-20 de Pereira».

Nuestro modelo de declaración extrajuicio trae textos listos para convivencia, dependencia económica y soltería, con la advertencia legal incluida. Lo lleva impreso o en el celular y la notaría lo transcribe.

Declaración extrajuicio de dependencia económica

Es la más pedida para afiliar padres, hijos mayores o hermanos como beneficiarios. Debe explicar quién depende de quién, desde cuándo, por qué (no trabaja, no tiene pensión, estudia) y qué gastos cubre el declarante: alimentación, vivienda, salud.

Algunas entidades aceptan un certificado firmado por el afiliado y otras exigen la firma ante notario. Para el primer caso puede usar nuestro certificado de dependencia económica; si la entidad exige notaría, use la declaración extrajuicio con el mismo contenido.

Falso testimonio: el riesgo de declarar algo falso

La declaración extrajuicio se rinde bajo juramento. Según el artículo 442 del Código Penal, quien bajo juramento ante autoridad competente falta a la verdad o la calla, total o parcialmente, incurre en falso testimonio, con prisión de 6 a 12 años.

Declarar una convivencia que no existe para cobrar una pensión de sobreviviente o afiliar a alguien como beneficiario es un caso típico que termina en investigaciones penales. Además, la entidad puede reclamar lo pagado.

Otros casos y lo que debe llevar a la notaría

Además de la convivencia y la dependencia económica, la declaración extrajuicio se usa para hechos como estos:

• Que una persona no ha contraído matrimonio, para un trámite en el exterior.
• Que un bien o un vehículo está en poder de alguien desde cierta fecha.
• Que un trabajador independiente no tiene ingresos fijos.
• Que dos personas conocen a un tercero y pueden dar fe de su identidad o de su situación familiar.

Para la pérdida de documentos hay una regla especial: el artículo 30 del mismo Decreto Ley 019 de 2012 prohíbe a las autoridades exigir denuncia por pérdida para expedir un duplicado. Basta su afirmación, que se entiende hecha bajo juramento. Por eso, para sacar un duplicado de la cédula o de un certificado oficial, por lo general no necesita ni denuncia ni declaración en notaría.

Lo que debe llevar el día del trámite:

1. Cédula original de cada declarante.
2. Datos completos de las personas mencionadas: nombres y números de documento.
3. Fechas y direcciones exactas de los hechos.
4. El texto de lo que quiere declarar, si ya lo tiene redactado.
5. El nombre de la entidad que la pidió, porque algunas exigen fórmulas concretas.

Algunas entidades piden, además de la declaración de la pareja, la de uno o dos testigos que conozcan la convivencia. Pregunte antes para hacer todo en una sola visita. El trámite suele tomar menos de una hora, según la fila de la notaría.

Cuándo conviene la asesoría de un abogado

Para la mayoría de usos (afiliaciones, convivencia, dependencia) no se necesita abogado. Sí conviene cuando la declaración se usará en un proceso judicial, por ejemplo para pedir un permiso de salida del país de un menor o en una reclamación de pensión discutida. En esos casos la redacción importa, porque el declarante puede ser llamado a ratificarla.

Si la necesita para un trámite de menores, revise nuestra entrada sobre el permiso de salida del país para menores.

Preguntas frecuentes sobre declaración extrajuicio

¿Cuánto dura la vigencia de una declaración extrajuicio?

La ley no le fija una vigencia. Cada entidad decide qué antigüedad acepta; muchas piden que no tenga más de 30 o 90 días. Pregunte antes de hacerla para no repetirla.

¿Puedo hacer la declaración extrajuicio en cualquier notaría?

Sí. Puede rendirla en cualquier notaría del país, sin importar dónde vive o dónde ocurrieron los hechos. Solo necesita su cédula original.

¿Una declaración juramentada sirve como prueba en un juicio?

Sí, como prueba sumaria. Si se usa contra una persona que no estuvo presente cuando se rindió, el juez puede pedir que el declarante la ratifique; si no va a la audiencia, el testimonio pierde valor.

¿Se puede hacer una declaración extrajuicio en nombre de otra persona?

No. La declaración es personal: solo declara quien conoce los hechos y firma con su cédula. Otra persona puede acompañarlo, pero no declarar por usted.

¿Qué diferencia hay entre declaración extrajuicio y autenticación?

En la autenticación el notario da fe de la firma de un documento que usted trae. En la declaración extrajuicio, el notario recibe su testimonio bajo juramento y lo consigna en un documento propio.

Información general sobre declaración extrajuicio según la ley colombiana. No reemplaza la asesoría de un abogado para su caso concreto.

¿Le sirvió? Compártalo: