Notificación personal: cómo notificar al demandado paso a paso

La notificación personal es el acto con el que el demandado se entera formalmente de que existe un proceso en su contra, y sin ella el juicio no puede avanzar. En esta guía le explicamos las vías que permite la ley en Colombia, los plazos de cada una, los errores que causan nulidades y los formatos que necesita en cada paso.

Para qué sirve la notificación personal

El artículo 290 del Código General del Proceso exige notificar personalmente, entre otras providencias, el auto admisorio de la demanda y el mandamiento ejecutivo al demandado. Es la garantía del derecho de defensa: desde la notificación empiezan a correr los términos para contestar la demanda, proponer excepciones o pagar.

La tarea de notificar le corresponde a la parte interesada, normalmente el demandante. Si no la hace, el proceso se queda quieto y puede terminar por desistimiento tácito. Por eso conviene conocer bien las opciones.

Hoy conviven dos sistemas:

• El del artículo 291 CGP y siguientes, con citación física por correo certificado, aviso y emplazamiento.
• El del artículo 8 de la Ley 2213 de 2022, que permite notificar enviando la providencia como mensaje de datos al correo o canal digital del demandado.

Notificación por correo electrónico (Ley 2213 de 2022)

La Ley 2213 de 2022 volvió permanente lo que antes preveía el Decreto 806 de 2020. Su artículo 8 permite hacer la notificación personal enviando la providencia, con la demanda y sus anexos, a la dirección electrónica que usted informe, sin necesidad de citación ni aviso previos. Puede leer la norma en la Secretaría del Senado.

Requisitos de la notificación por correo electrónico:

1. Afirmar bajo juramento que el correo pertenece a la persona que va a notificar.
2. Explicar cómo obtuvo esa dirección (por ejemplo, la registró en el contrato, en la Cámara de Comercio o en correos previos).
3. Aportar las evidencias, en especial comunicaciones que la persona haya enviado o recibido en ese correo.
4. Enviar la providencia y los anexos para el traslado.

La notificación se entiende realizada 2 días hábiles después del envío, y los términos empiezan a correr cuando el remitente recibe acuse de recibo o se puede constatar por otro medio que el destinatario accedió al mensaje. Por eso es útil enviar desde una plataforma de correo certificado electrónico que genere constancia de entrega y apertura.

Nuestro formato para notificación por correo electrónico trae el texto del mensaje con las advertencias de ley. Después debe informar al juzgado con el memorial de notificación por correo electrónico positiva.

Notificación personal con citación física: artículo 291 CGP

Cuando no conoce un correo del demandado, la vía es la citación del artículo 291 CGP:

1. Envíe la citación por una empresa de servicio postal autorizada a la dirección física que informó al juez. La citación indica la existencia del proceso, su naturaleza, la fecha de la providencia y el plazo para comparecer.
2. Obtenga la constancia: la empresa de mensajería coteja y sella una copia de la comunicación y expide la certificación de entrega. Ambos documentos se aportan al expediente.
3. Espere el plazo de comparecencia, que corre desde la entrega en el lugar de destino.

Si el destinatario se niega a recibir, la empresa deja la comunicación en el lugar y la ley la tiene por entregada. Si la citación vuelve con la anotación de que la dirección no existe o que la persona no vive ni trabaja allí, se puede pedir el emplazamiento.

Si el demandado comparece, el juzgado le pone en conocimiento la providencia y levanta un acta. En ese momento queda notificado. Para la citación puede usar nuestro formato de notificación personal en dirección física y luego informar al despacho con el memorial de notificación personal positiva.

Notificación por aviso: cuando el demandado no comparece

Si el citado no comparece dentro del plazo, el demandante hace la notificación por aviso del artículo 292 del CGP. El aviso se envía a la misma dirección de la citación y debe indicar su fecha, la de la providencia, el juzgado, la naturaleza del proceso, el nombre de las partes y la advertencia de que la notificación se considera surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega.

Cuando se notifica el auto admisorio o el mandamiento de pago, el aviso debe ir con copia de esa providencia. Luego el demandado tiene 3 días para pedir en secretaría la copia de la demanda y sus anexos; vencidos esos días empieza el término de traslado (artículo 91 del CGP).

Para este paso puede usar el formato de notificación por aviso y, con la constancia de entrega, el memorial de notificación por aviso positiva.

Emplazamiento: si no sabe dónde está el demandado

Cuando el demandante ignora el lugar donde puede citar al demandado, se pide el emplazamiento (artículo 293 del CGP). Desde la Ley 2213 de 2022, el emplazamiento se hace en el Registro Nacional de Personas Emplazadas, sin publicación en periódico, y se entiende surtido 15 días después de publicada la información. Luego el juez designa un curador ad lítem que representa al emplazado.

Antes de pedirlo, el artículo 291 permite solicitar al juez que oficie a entidades con bases de datos (EPS, operadores de telefonía, entidades financieras) para encontrar una dirección. Si aun así no la consigue, use nuestro memorial de solicitud de emplazamiento.

Notificación por conducta concluyente

Hay una cuarta forma que no depende del demandante. Según el artículo 301 del CGP, si el demandado menciona la providencia en un escrito firmado, o constituye apoderado, queda notificado por conducta concluyente, con los mismos efectos de la notificación personal.

Si el demandado constituye apoderado, se entiende notificado de todas las providencias, incluido el auto admisorio o el mandamiento de pago, el día en que se notifica el auto que le reconoce personería al abogado. Para el demandante es una buena noticia: el proceso avanza sin necesidad de seguir enviando citaciones ni avisos, y el término para contestar empieza a correr desde ese momento.

Errores frecuentes en la notificación personal

• Enviar el correo electrónico sin la demanda y los anexos, o sin explicar cómo se obtuvo la dirección.
• Usar una empresa de mensajería que no expide constancia de cotejo y entrega.
• Enviar el aviso a una dirección distinta de la usada en la citación.
• Contar el plazo de comparecencia desde el envío y no desde la entrega.
• Pedir el emplazamiento sin agotar la búsqueda de direcciones conocidas.

Una notificación mal hecha puede llevar a que se declare la nulidad de lo actuado y haya que repetir todo. Si está demandando por arriendos, revise también cómo funciona la restitución de inmueble arrendado; y si usted es el demandado, nuestra guía me demandaron por un pagaré explica qué hacer desde el día en que lo notifican.

Notificación personal en procesos laborales

En los procesos laborales iniciados desde el 2 de abril de 2026 aplica el nuevo Código Procesal del Trabajo (Ley 2452 de 2025). Ese código mantiene la notificación personal electrónica y la notificación física con plazos de comparecencia similares a los del CGP, pero tiene su propia regulación, así que en un pleito laboral revise sus artículos antes de notificar.

Preguntas frecuentes sobre notificación personal

¿Desde cuándo corre el plazo para contestar si me notificaron por correo electrónico?

La notificación se entiende hecha 2 días hábiles después del envío del mensaje. Los términos empiezan a contarse cuando el remitente recibe acuse de recibo o se puede constatar que el destinatario accedió al mensaje.

¿Puedo notificar por WhatsApp?

La Ley 2213 habla de dirección electrónica o sitio que suministre el interesado, y algunos jueces han aceptado canales como WhatsApp cuando se prueba que pertenece al demandado. Es una decisión de cada despacho; lo más seguro sigue siendo el correo electrónico con constancia de entrega.

¿Qué pasa si el demandado no quiere recibir la citación?

Si en el lugar de destino rehúsan recibirla, la empresa postal la deja allí y emite constancia. Para efectos legales, la citación se entiende entregada y el plazo para comparecer empieza a correr.

¿Es obligatorio enviar primero la citación y luego el aviso?

En la vía del artículo 291 del CGP sí: primero la citación y, si no comparece, el aviso. En la vía electrónica de la Ley 2213 no se necesita citación previa: se envía directamente la providencia con los anexos.

¿Quién paga la notificación?

Los costos de la mensajería certificada o del correo electrónico certificado los asume quien debe notificar, normalmente el demandante. Si gana el proceso, puede incluirlos dentro de las costas.

Información general sobre notificación personal según la ley colombiana. No reemplaza la asesoría de un abogado para su caso concreto.

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