Entrega de inmueble arrendado: acta de inventario, estado y pasos para devolverlo

La entrega de inmueble arrendado es el momento en que más conflictos aparecen entre arrendador y arrendatario: paredes manchadas, llaves que faltan, recibos pendientes. Casi todos se evitan con un acta de inventario bien hecha al inicio y otra al final. Aquí le explicamos qué exige la ley, qué daños paga cada parte y cómo hacer la entrega paso a paso.

Qué dice la ley sobre la entrega de inmueble arrendado

El Código Civil regula la restitución en dos artículos clave:

• Artículo 2005. El arrendatario debe restituir la cosa al fin del arrendamiento, en el estado en que le fue entregada, teniendo en cuenta el deterioro por el uso y goce legítimos. Si no consta el estado en que la recibió, se entiende que la recibió en regular estado de servicio, salvo prueba en contrario.
• Artículo 2006. La restitución de un inmueble se hace desocupándolo por completo, poniéndolo a disposición del arrendador y entregándole las llaves.

Estas reglas se aplican a toda entrega de inmueble arrendado, sea vivienda, local u oficina, y la Ley 820 de 2003 las complementa para vivienda urbana. Además, para que el arrendatario quede en mora de restituir, el arrendador debe requerirlo. Si requerido no entrega, responde por los perjuicios.

Por qué el acta de inventario es tan importante

Fíjese en la regla del artículo 2005: si no consta el estado en que se entregó el inmueble, la ley presume un «regular estado de servicio». Esa presunción puede perjudicar a cualquiera de las dos partes.

Al arrendador le sirve el acta de inventario para probar que el apartamento estaba recién pintado y con todos los vidrios. Al arrendatario le sirve para probar que la puerta del baño ya estaba dañada cuando llegó. Sin acta, la discusión se vuelve palabra contra palabra.

Nuestro formato de acta de inventario de arrendamiento sirve tanto al inicio como al final del contrato, y permite comparar ambos estados ambiente por ambiente.

Qué incluir en el acta de entrega del inmueble

Firme el acta de entrega del inmueble con nombre, cédula y fecha, y guarde una copia cada parte. Si hay inmobiliaria, ella suele hacer la diligencia, pero el arrendatario puede pedir estar presente y dejar sus observaciones escritas.

Qué daños paga el arrendatario y cuáles no

El arrendatario debe cuidar el inmueble como un buen padre de familia y hacer las reparaciones locativas, que según el Código Civil son las que, según la costumbre, corresponden al arrendatario y las que provienen de deterioros causados por su culpa o la de sus dependientes, como vidrios rotos, cerraduras dañadas o paredes golpeadas.

No responde por el desgaste natural del tiempo y del uso legítimo, ni por daños de fuerza mayor, caso fortuito, mala calidad o vejez del edificio, o defectos de construcción. Por ejemplo, la pintura que pierde brillo después de dos años de uso normal es desgaste; un hueco en la pared por un mueble mal instalado es un daño que debe reparar el arrendatario.

Cómo hacer la entrega de inmueble arrendado paso a paso

1. Revise el preaviso. En vivienda urbana, si el arrendatario quiere terminar al vencimiento del contrato, debe avisar por escrito, por correo certificado, con 3 meses de antelación. Si quiere salir antes del vencimiento, además debe pagar una indemnización de 3 cánones.
2. Pague servicios y administración hasta la fecha de entrega y pida los paz y salvos o guarde los recibos.
3. Haga las reparaciones locativas a su cargo antes de la fecha, comparando con el acta inicial.
4. Limpie y desocupe por completo el inmueble. Dejar muebles o basura puede hacer que no se considere entregado.
5. Acuerde fecha y hora con el arrendador o la inmobiliaria, por escrito.
6. Recorran juntos el inmueble con el acta de inventario inicial en la mano y firmen el acta de entrega del inmueble con las observaciones.
7. Entregue las llaves y controles, y deje constancia escrita de cuántos entregó.

Si quiere ver todas las reglas de terminación del contrato, las explicamos en la guía de contrato de arrendamiento de vivienda urbana.

Servicios públicos y administración en la entrega de inmueble arrendado

Los recibos pendientes son la segunda causa de pelea, después de los daños. Antes de la fecha de entrega, tome foto de las lecturas de los contadores de agua, luz y gas, y anótelas en el acta. Con esas lecturas se calcula el consumo que le corresponde al arrendatario en la factura que llegue después.

Si el contrato pone a cargo del arrendatario la cuota de administración, pida a la administración del edificio un paz y salvo hasta el mes de la entrega. Si el arrendador garantizó los servicios con las fianzas o garantías que permite la Ley 820 de 2003 ante las empresas de servicios públicos, el arrendatario debe dejar al día las facturas para que esas garantías no se hagan efectivas.

Una buena práctica es acordar por escrito que el arrendatario pagará el consumo proporcional de los días que estuvo en el inmueble, según la lectura del día de la entrega de inmueble arrendado. Así nadie queda esperando a que llegue el recibo para cerrar cuentas.

Qué hacer si el arrendador no quiere recibir

A veces el arrendador evita recibir para seguir cobrando cánones. La Ley 820 de 2003 prevé una salida en vivienda urbana: cuando el arrendatario cumplió el preaviso y, si era el caso, consignó la indemnización, puede pedir por escrito a la autoridad competente una entrega provisional.

Esa autoridad, que depende de la alcaldía de cada municipio, fija fecha y hora, cita a las partes por correo y, si el arrendador no asiste, entrega el inmueble a un secuestre a costa del arrendador. De todo se levanta un acta. Pregunte en su alcaldía qué dependencia atiende estos trámites.

En arrendamientos que no son de vivienda, como locales, la entrega forzada suele requerir un proceso judicial o una diligencia ante juez. Lo explicamos en contrato de arrendamiento de local comercial.

Si el arrendatario no entrega el inmueble

Cuando es el arrendatario quien no devuelve, el arrendador debe requerirlo y, si persiste, iniciar un proceso de restitución ante el juez civil. En nuestra guía de restitución de inmueble arrendado explicamos los pasos.

Para la próxima entrega de inmueble arrendado, el trabajo empieza el día de la firma: use un contrato escrito que mencione el acta de inventario como anexo. Puede partir de nuestro formato de contrato de arrendamiento de vivienda urbana.

Preguntas frecuentes sobre entrega de inmueble arrendado

¿Debo pintar el apartamento al entregarlo?

Solo si el contrato lo exige o si la pintura tiene daños causados por usted, como manchas, rayones o huecos. El desgaste normal por el paso del tiempo no es una reparación a cargo del arrendatario, salvo que se haya pactado otra cosa.

¿El arrendador puede quedarse con mi depósito?

En arriendos de vivienda urbana la ley prohíbe exigir depósitos en dinero, así que no debería existir. Si se lo exigieron, puede reclamar ante la alcaldía, que conoce de los depósitos ilegales.

¿Qué pasa si entrego sin firmar acta?

Si no hay acta de entrega, será más difícil probar el estado en que devolvió el inmueble. Guarde al menos fotos y videos con fecha, y un mensaje o correo del arrendador confirmando que recibió las llaves.

¿Hasta cuándo pago el canon si entrego a mitad de mes?

Depende de lo pactado en el contrato. Si el contrato terminó en una fecha determinada y usted entregó ese día, no debe cánones posteriores; si entregó antes de tiempo sin cumplir el preaviso, puede deber la indemnización prevista en la ley o en el contrato.

¿Cuánto tiempo tiene el arrendador para reclamar daños después de la entrega?

La ley no fija un plazo corto especial; los reclamos siguen las reglas generales de prescripción de las obligaciones civiles. Sin embargo, si el arrendador firmó el acta de entrega sin observaciones, le será muy difícil probar después que los daños existían ese día. Por eso las observaciones deben quedar en el acta.

¿Puedo dejar la entrega de inmueble arrendado en manos de un familiar?

Sí. Puede autorizar por escrito a otra persona para que haga la diligencia y firme el acta de inventario en su nombre. Conviene que la autorización tenga su firma y copia de su cédula.

Información general sobre entrega de inmueble arrendado según la ley colombiana. No reemplaza la asesoría de un abogado para su caso concreto.

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