Proceso disciplinario laboral: pasos tras la reforma laboral y formatos

El proceso disciplinario laboral es el trámite que debe seguir una empresa antes de sancionar a un trabajador por una falta. La reforma laboral de 2025 lo volvió más exigente y obligó a ajustar los reglamentos internos. En esta guía le explicamos los pasos, qué debe decir la citación a descargos, qué sanciones están permitidas y qué relación tiene todo esto con el despido.

Qué es el proceso disciplinario laboral

Es el procedimiento interno con el que el empleador investiga una posible falta del trabajador y decide si lo sanciona. Las faltas y las sanciones deben estar previstas en el reglamento interno, la convención colectiva, el pacto, el laudo o el contrato. El artículo 114 del Código Sustantivo del Trabajo prohíbe imponer sanciones no previstas en esos documentos.

La Corte Constitucional, en la Sentencia C-593 de 2014, declaró exequible el artículo 115 y explicó que el debido proceso también aplica en las relaciones entre particulares cuando el empleador sanciona.

Lo que cambió la Ley 2466 de 2025 en el artículo 115

El artículo 7 de la Ley 2466 de 2025 reescribió el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo. Ahora toda actuación disciplinaria debe respetar, como mínimo, estos principios: dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, derecho a la defensa, contradicción de las pruebas, intimidad, lealtad y buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y non bis in idem (no sancionar dos veces por lo mismo).

Otras novedades:

• El procedimiento debe hacerse en un término razonable, por el principio de inmediatez.
• El trabajador sindicalizado puede estar acompañado por uno o dos representantes del sindicato que trabajen en la empresa.
• El trabajador con discapacidad debe contar con ajustes razonables para entender y comunicarse.
• El trámite puede hacerse por medios virtuales si el trabajador tiene acceso a ellos.
• Los empleadores debían actualizar el reglamento interno dentro de los 12 meses siguientes a la entrada en vigencia de la ley.

Si su empresa aún no lo ha hecho, puede usar nuestro reglamento interno de trabajo y leer la entrada sobre el reglamento interno de trabajo en Colombia.

Los 7 pasos del proceso disciplinario laboral

1. Comunicación formal de la apertura del proceso al trabajador.
2. Indicación por escrito de los hechos, conductas u omisiones que lo motivan.
3. Traslado de todas las pruebas en las que se basa la acusación.
4. Término para defenderse, no inferior a 5 días, para que el trabajador se pronuncie, controvierta las pruebas y aporte las suyas. Si los descargos son verbales, se levanta un acta con su versión.
5. Decisión definitiva motivada, que identifique la causa concreta.
6. Sanción proporcional a la falta, si hay lugar a ella.
7. Posibilidad de impugnar la decisión.

Ejemplo: un auxiliar de bodega llega tarde tres veces en un mes. La empresa le entrega el 3 de marzo la citación a descargos con las planillas de ingreso y le da plazo hasta el 10 de marzo. El trabajador explica que dos retrasos se debieron a una cita médica y aporta la constancia. La empresa decide, por escrito, imponer un llamado de atención solo por el retraso no justificado y le informa que puede impugnar ante la gerencia en 3 días.

Citación a descargos: qué debe decir

La citación a descargos es el documento con el que se abre formalmente el proceso disciplinario laboral. Debe incluir:

• Nombre y cargo del trabajador.
• Descripción clara de los hechos, con fechas y lugares.
• La norma del reglamento o del contrato que se habría incumplido.
• La lista de pruebas y su copia o el medio para consultarlas.
• Fecha, hora y lugar o enlace de la diligencia, o el plazo para responder por escrito, sin bajar de 5 días.
• El derecho a presentar pruebas y, si está sindicalizado, a ir acompañado.

Nuestro formato de citación a descargos ya está ajustado al nuevo artículo 115.

Sanciones posibles y sus límites

El dinero de las multas no es para la empresa: se consigna en una cuenta especial para premios o regalos a los trabajadores. Para dejar constancia de una amonestación, use el formato de llamado de atención por escrito.

Los límites de los artículos 111 a 114 están en la compilación oficial del Código Sustantivo del Trabajo.

Despido con justa causa: ¿requiere proceso disciplinario laboral?

Hay que distinguir. La Corte Constitucional, en la Sentencia SU-449 de 2020, explicó que la terminación con justa causa no es, en principio, una sanción disciplinaria, pero que el empleador debe garantizar antes del despido el derecho del trabajador a ser oído. Si el reglamento interno o la convención prevén el despido como sanción, sí debe agotarse el procedimiento disciplinario.

En cualquier caso, el artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo exige que quien termina el contrato le diga a la otra parte, en ese momento, la causal o motivo concreto. Después no puede alegar causales distintas. Para algunas causales, como el bajo rendimiento, se exige además un aviso con 15 días de anticipación.

En la práctica, muchas empresas hacen una diligencia de descargos antes de un despido con justa causa, porque deja prueba de que el trabajador fue escuchado. La decisión se comunica con una carta de despido con justa causa que indique los hechos y la causal. Si el contrato era a término fijo, lea también sobre la terminación del contrato a término fijo.

Proceso disciplinario laboral en microempresas y en el trabajo del hogar

El parágrafo 6 del nuevo artículo 115 dice que el procedimiento de 7 pasos no aplica a los trabajadores del hogar ni a las micro y pequeñas empresas de menos de 10 trabajadores. Esos empleadores solo deben escuchar previamente al trabajador sobre los hechos, respetando su derecho de defensa.

Aun así, conviene dejar por escrito la citación, la versión del trabajador y la decisión. Si hay demanda, esos documentos son la prueba de que se respetó el debido proceso.

Errores que anulan la sanción

Estos son los fallos que más se ven cuando un juez revisa un proceso disciplinario laboral:

• Sancionar por una conducta que no está en el reglamento.
• Citar a descargos el mismo día o con menos de 5 días para defenderse.
• No entregar las pruebas, como los videos o los reportes del supervisor.
• Dejar pasar meses entre la falta y la citación, lo que va contra la inmediatez.
• Sancionar dos veces por el mismo hecho.
• Imponer una sanción desproporcionada frente a la falta.

Si usted es trabajador y recibió una sanción sin estos pasos, puede impugnarla internamente y, si no prospera, acudir al juez laboral. Si decide irse de la empresa, revise antes qué le deben pagar en la entrada sobre la carta de renuncia.

Preguntas frecuentes sobre proceso disciplinario laboral

¿El trabajador puede negarse a firmar la citación a descargos?

Puede negarse a firmar, pero eso no detiene el proceso. La empresa debe dejar constancia de la entrega con testigos o por correo, y el trabajador conserva su derecho a defenderse dentro del plazo.

¿Cuánto tiempo puede pasar entre la falta y la sanción?

La ley no fija un número de días, pero exige un término razonable según el principio de inmediatez. El reglamento o la convención pueden fijar un plazo concreto.

¿Un llamado de atención verbal cuenta como sanción?

Si el reglamento lo prevé como sanción, debe tramitarse con el debido proceso. Una simple recomendación del jefe sin consecuencias no es una sanción, pero conviene que las amonestaciones queden por escrito.

¿Qué pasa si la empresa no actualizó el reglamento interno?

Las garantías del nuevo artículo 115 aplican de todos modos, porque están en la ley. Además, sin reglamento actualizado, la empresa corre el riesgo de que sus sanciones se declaren sin efecto.

¿Quién debe dirigir el proceso disciplinario laboral?

La ley no señala un cargo específico, pero exige imparcialidad. El reglamento interno debe definir quién cita, quién decide y ante quién se impugna. Conviene que quien decide no sea el mismo jefe que reportó la falta.

¿El trabajador puede llevar abogado a los descargos?

La ley prevé el acompañamiento de representantes sindicales para el trabajador sindicalizado. Muchos reglamentos permiten también la compañía de dos compañeros; revise lo que dice el de su empresa.

Información general sobre proceso disciplinario laboral según la ley colombiana. No reemplaza la asesoría de un abogado para su caso concreto.

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