En resumen: La constancia laboral es el documento en el que el empleador certifica que una persona trabaja o trabajó con él. Debe indicar como mínimo el tiempo de servicio, el cargo o labor y el salario. Al terminar el contrato, el empleador está obligado a expedirla si el trabajador la pide, según el artículo 57, numeral 7, del Código Sustantivo del Trabajo.
Una constancia laboral es la prueba escrita de que usted tiene o tuvo un empleo, y la piden bancos, arrendadores, embajadas y nuevos empleadores. En esta guía le explicamos qué debe contener, quién la firma, qué hacer si la empresa no la entrega y cómo usar un formato correcto. Si usted es el empleador, también le servirá para expedirla sin errores.
Qué es una constancia laboral y para qué sirve
La constancia laboral, también llamada certificado laboral o carta laboral, es un documento firmado por el empleador en el que se deja constancia de la relación de trabajo. No tiene un formato oficial obligatorio, pero sí un contenido mínimo que la ley exige cuando el contrato termina.
En la vida diaria se usa para trámites muy comunes:
- Solicitar un crédito o una tarjeta en el banco, que verifica ingresos y estabilidad.
- Tomar un apartamento en arriendo, porque la inmobiliaria estudia la capacidad de pago del arrendatario y del codeudor.
- Pedir una visa ante una embajada, que suele exigir prueba de vínculo laboral en Colombia.
- Postularse a un nuevo empleo y acreditar experiencia.
- Acreditar tiempo de servicio ante un fondo de pensiones o en un proceso judicial.
Cuando el empleador expide la carta laboral, certifica hechos que constan en sus registros. Por eso la información debe ser exacta y verificable.
Qué dice la ley sobre la constancia laboral
El artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo, en su numeral 7, obliga al empleador a dar al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en la que consten el tiempo de servicio, la índole de la labor y el salario devengado.
La norma habla de la certificación al terminar el contrato. Mientras la relación laboral sigue vigente, la costumbre es que las empresas expidan la constancia laboral cuando el trabajador la pide, y lo razonable es hacerlo en pocos días hábiles. La reforma laboral de la Ley 2466 de 2025 modificó varios numerales del mismo artículo 57, pero no cambió este deber de certificar.
Si la empresa se niega a expedir el certificado laboral al terminar el contrato, incumple una obligación especial del empleador. Puede pedirla por escrito y, si no responde, acudir al inspector del trabajo.
Datos que debe tener una constancia laboral
Un buen formato de constancia laboral incluye los datos legales y los que normalmente piden bancos y embajadas. Esta tabla le sirve de lista de chequeo:
| Dato | ¿Lo exige la ley? | Comentario |
|---|---|---|
| Nombre y cédula del trabajador | Sí, para identificarlo | Debe coincidir con el documento de identidad |
| Fecha de ingreso (y de retiro, si aplica) | Sí (tiempo de servicio) | Use día, mes y año |
| Cargo o labor desempeñada | Sí (índole de la labor) | Puede añadir las funciones principales |
| Salario devengado | Sí | Indique si es salario fijo, variable o integral |
| Tipo de contrato | No, pero lo piden los bancos | Término fijo, indefinido u obra o labor |
| Firma, nombre y cargo de quien expide | Sí, para que tenga valor | Representante legal o área de talento humano |
| Datos de contacto para verificar | No | Teléfono o correo de la empresa |
Si el trabajador pide que no aparezca el salario, la empresa puede omitirlo en una constancia expedida durante el contrato. En la certificación al terminar, el salario es un dato que la ley menciona, así que conviene incluirlo.
Ejemplo de redacción
«La empresa Comercializadora del Norte S.A.S., NIT 900.000.000-0, certifica que el señor Juan Pérez, identificado con cédula 1.000.000.000, labora en esta compañía desde el 3 de febrero de 2023, mediante contrato a término indefinido, en el cargo de auxiliar contable, con un salario mensual de $2.500.000. Se expide a solicitud del interesado en Medellín.»
Para no redactarla desde cero, puede usar nuestro formato de constancia laboral en Word, que trae los campos listos para completar.
Quién firma la constancia laboral y en qué papel
Debe firmarla una persona con facultad para hablar por la empresa: el representante legal, el gerente o el jefe de talento humano. Si el empleador es una persona natural, como el dueño de una tienda o una familia que contrata a una trabajadora del hogar, firma esa persona con su nombre y cédula.
Lo usual es expedirla en papel membretado, con el NIT de la empresa. La firma puede ser manuscrita o digital. Muchas entidades aceptan la constancia laboral enviada en PDF desde el correo corporativo, pero algunos bancos y consulados llaman a verificar los datos.
Cómo pedir la carta laboral paso a paso
- Escriba un correo o una carta corta al área de talento humano pidiendo la constancia laboral e indique para qué la necesita (banco, visa, arriendo).
- Diga qué datos necesita que aparezcan, por ejemplo salario, tipo de contrato o funciones.
- Guarde la constancia de envío del correo o la copia recibida de la carta.
- Si la empresa no responde en un tiempo razonable, reitere la solicitud por escrito.
- Si ya terminó el contrato y la empresa sigue sin expedir el certificado laboral, presente una queja ante la inspección del trabajo del Ministerio del Trabajo.
En algunos casos puede usar un derecho de petición, que la Ley 1755 de 2015 permite también frente a particulares en ciertos supuestos. Le explicamos cómo hacerlo en nuestra guía de derecho de petición en Colombia.
Constancia laboral al terminar el contrato
Al salir de la empresa, por renuncia, despido o vencimiento del plazo, usted tiene derecho a pedir la constancia laboral con fecha de ingreso, fecha de retiro, cargo y salario. Es el documento que le pedirá el siguiente empleador para acreditar experiencia.
Si usted está renunciando, puede pedir la certificación en la misma carta de renuncia. Para eso le sirve nuestro formato de carta de renuncia laboral, y en el artículo sobre carta de renuncia en Colombia explicamos qué le deben pagar al salir.
Tenga en cuenta que la constancia laboral no reemplaza la liquidación. La liquidación de prestaciones es otro documento, en el que se detallan cesantías, intereses, prima, vacaciones y salarios pendientes.
Errores frecuentes y riesgos de una constancia falsa
Los errores más comunes al expedir una constancia laboral son:
- Poner un salario distinto al que aparece en la nómina o en la planilla de seguridad social.
- Omitir la fecha de retiro cuando el contrato ya terminó.
- Firmar sin nombre ni cargo, lo que impide verificar quién expide el documento.
- Indicar un tipo de contrato que no corresponde al contrato firmado.
Una constancia laboral con datos inventados puede tener consecuencias penales para quien la elabora y para quien la usa, porque el Código Penal sanciona la falsedad en documento privado cuando se usa el documento. Además, el banco o la embajada pueden rechazar la solicitud y dejar registro del intento.
Diferencia con otros certificados
No confunda la carta laboral con estos documentos:
| Documento | Quién lo expide | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Constancia laboral | El empleador | Probar el vínculo, el cargo y el salario |
| Certificado de ingresos y retenciones | El empleador, una vez al año | Declaración de renta ante la DIAN |
| Certificado de aportes | La EPS, el fondo de pensiones o el operador de la planilla | Probar cotizaciones a seguridad social |
| Desprendible de nómina | El empleador, cada pago | Detallar lo pagado y lo descontado en el periodo |
Los bancos suelen pedir la constancia laboral junto con los últimos desprendibles de nómina. Si su salario tiene embargos, el banco lo verá en los desprendibles; en la guía de embargo de salario en Colombia explicamos cuánto pueden descontarle.
Preguntas frecuentes sobre constancia laboral
¿Cuánto tiempo tiene la empresa para entregar el certificado laboral?
La ley no fija un número exacto de días. Al terminar el contrato, el empleador debe expedirlo cuando el trabajador lo pide, y la práctica es entregarlo en pocos días hábiles. Si hay demora injustificada, puede quejarse ante el inspector del trabajo.
¿La constancia laboral tiene fecha de vencimiento?
La ley no le pone vencimiento. Sin embargo, bancos, arrendadores y embajadas suelen exigir que tenga menos de 30 días de expedida, así que conviene pedirla cerca del trámite.
¿Me pueden cobrar por expedir una constancia laboral?
Es una obligación del empleador cuando el trabajador la pide al terminar el contrato, por lo que no debería tener costo para el trabajador. Durante el contrato también es una práctica gratuita en la mayoría de empresas.
¿Un contratista de prestación de servicios puede pedir constancia laboral?
El contratista no recibe constancia laboral sino una certificación de contrato o de cumplimiento, porque no hay contrato de trabajo. Si en la práctica cumplía horario y órdenes, podría existir un contrato realidad, tema que conviene revisar con un abogado.
¿Qué hago si la empresa ya cerró y no tengo quién me certifique?
Puede probar el tiempo trabajado con la historia laboral del fondo de pensiones, la planilla de aportes, el contrato y los desprendibles de pago. Si necesita un pronunciamiento formal, un abogado laboral puede orientarle sobre la vía adecuada.
Información general sobre constancia laboral según la ley colombiana. No reemplaza la asesoría de un abogado para su caso concreto.
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