En resumen: El reglamento interno de trabajo es obligatorio para empresas con más de 5 trabajadores permanentes (comerciales), más de 10 (industriales o mixtas) o más de 20 (agrícolas, ganaderas o forestales). La Ley 2466 de 2025 cambió el procedimiento disciplinario del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y dio 12 meses para actualizar el reglamento. También cambió la forma de publicarlo, que ahora incluye un medio virtual.
El reglamento interno de trabajo es el conjunto de reglas que fija las condiciones en que la empresa y sus trabajadores prestan el servicio: horarios, permisos, faltas, sanciones y forma de presentar reclamos. Con la reforma laboral, muchas empresas quedaron con un reglamento desactualizado. Aquí le explicamos qué exige hoy la ley y cómo ponerlo al día.
Qué es el reglamento interno de trabajo
El Código Sustantivo del Trabajo lo define como el conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el empleador y sus trabajadores en la prestación del servicio. Hace parte del contrato individual de cada trabajador, salvo que el contrato diga algo más favorable para este.
En la práctica, el reglamento interno de trabajo es la base para sancionar faltas. El empleador no puede imponer sanciones que no estén previstas en el reglamento, en una convención colectiva, en un pacto, en un laudo o en el contrato individual. Sin reglamento, la empresa queda con muy poco margen disciplinario.
Quién está obligado a tener reglamento interno de trabajo
El artículo 105 del Código obliga a tenerlo según el tamaño y el tipo de empresa:
| Tipo de empresa | Obligada cuando ocupa |
|---|---|
| Comercial | Más de 5 trabajadores permanentes |
| Industrial | Más de 10 trabajadores permanentes |
| Agrícola, ganadera o forestal | Más de 20 trabajadores permanentes |
| Mixta | Más de 10 trabajadores |
Aunque una empresa pequeña no esté obligada, conviene que tenga reglamento interno de trabajo. Una tienda con cuatro empleados que quiere llamar la atención por llegadas tarde o descontar multas necesita reglas escritas y conocidas por todos.
Qué debe contener el reglamento
El artículo 108 del Código enumera los puntos que debe regular. Los más importantes son:
- Identificación del empleador y de los lugares de trabajo.
- Condiciones de admisión, aprendizaje y periodo de prueba.
- Horas de entrada y salida, turnos, descansos y tiempo para comidas.
- Horas extras y trabajo nocturno, con su autorización y pago.
- Días de descanso, vacaciones y permisos, incluidos los de calamidad doméstica.
- Lugar, día y hora de pago del salario.
- Prescripciones de orden, seguridad e higiene, y prevención de riesgos laborales.
- Orden jerárquico de jefes y supervisores.
- Obligaciones y prohibiciones especiales de las partes.
- Escala de faltas, procedimiento para comprobarlas y escala de sanciones.
- Personas ante quienes se presentan reclamos y cómo se tramitan.
- Publicación y vigencia del reglamento.
Además, la Ley 1010 de 2006 exige que el reglamento incluya mecanismos de prevención del acoso laboral y un procedimiento interno para atender las quejas.
El reglamento interno de trabajo no debe incluir reglas puramente técnicas o administrativas, como manuales de producción. Y cualquier cláusula que desmejore lo que da la ley o el contrato no produce efecto.
Qué cambió con la Ley 2466 de 2025
La reforma laboral fue publicada el 25 de junio de 2025 y rige desde su promulgación. Tres cambios tocan directamente el reglamento interno de trabajo.
Debido proceso disciplinario obligatorio
El artículo 7 de la Ley 2466 de 2025 reescribió el artículo 115 del Código. Toda sanción disciplinaria debe respetar principios como presunción de inocencia, proporcionalidad, derecho a la defensa y prohibición de sancionar dos veces por lo mismo. Además fija un procedimiento mínimo:
- Comunicación formal de la apertura del proceso al trabajador.
- Indicación por escrito de los hechos, conductas u omisiones que lo motivan.
- Traslado de todas las pruebas.
- Un término para que el trabajador se defienda, controvierta y aporte pruebas, que no puede ser inferior a 5 días. Si los descargos son verbales, se levanta un acta.
- Decisión motivada que diga la causa concreta.
- Sanción proporcional, si hay lugar a ella.
- Posibilidad de impugnar la decisión.
El trabajador sindicalizado puede ir acompañado por uno o dos representantes del sindicato. El trámite puede hacerse por medios digitales si el trabajador tiene acceso a ellos.
Este procedimiento completo no aplica a los trabajadores del hogar ni a las micro y pequeñas empresas de menos de 10 trabajadores. Esos empleadores sí deben escuchar previamente al trabajador sobre los hechos antes de sancionarlo.
Plazo para actualizar el reglamento interno de trabajo
La misma norma ordenó a los empleadores actualizar el reglamento con estos parámetros dentro de los 12 meses siguientes a la entrada en vigencia de la ley. Si su empresa no lo ha hecho, el plazo ya se cumplió y conviene actualizarlo cuanto antes, porque una sanción impuesta sin el procedimiento nuevo es fácil de atacar.
Nueva forma de publicación
El artículo 8 de la reforma modificó el artículo 120 del Código. El reglamento se publica fijando dos copias legibles en dos sitios distintos y, además, a través de un medio virtual al que los trabajadores puedan acceder en cualquier momento. Si hay varias sedes y se usa el medio virtual, no hace falta fijarlo en cada una. También puede subirse a la página web o enviarse por correo, dejando constancia.
Otros ajustes del reglamento interno de trabajo 2026
La reforma cambió reglas de jornada y recargos que el reglamento suele repetir. Revise que su reglamento interno de trabajo no conserve cifras viejas:
| Tema | Regla vigente en 2026 |
|---|---|
| Jornada máxima semanal | 42 horas desde julio de 2026, por la reducción gradual de la Ley 2101 de 2021 |
| Trabajo nocturno | Desde las 7:00 p. m. hasta las 6:00 a. m. |
| Recargo por trabajo en día de descanso obligatorio | 90 % desde el 1 de julio de 2026 y 100 % desde el 1 de julio de 2027 |
| Horas extras | Máximo 2 diarias y 12 semanales |
| Suspensión disciplinaria | Hasta 8 días la primera vez y hasta 2 meses en reincidencia |
| Multas | Solo por retrasos o faltas sin excusa, máximo la quinta parte del salario de un día |
Las multas que prevea el reglamento interno de trabajo no van para la empresa. Se consignan en una cuenta especial para premios o regalos a los trabajadores.
Cómo adoptar o actualizar el reglamento paso a paso
Desde la Ley 1429 de 2010, el reglamento ya no se presenta al Ministerio del Trabajo para aprobación. El trámite es interno:
- Redacte el reglamento o la reforma, ajustado al tamaño y la actividad de la empresa.
- Publíquelo en cartelera y en el medio virtual, e informe por circular interna su contenido y la fecha en que empieza a aplicarse.
- Durante los 15 días hábiles siguientes, el sindicato o los trabajadores pueden pedir ajustes si consideran que alguna cláusula viola la ley.
- Si no hay acuerdo, el inspector del trabajo investiga y puede ordenar cambios en un plazo máximo de 15 días hábiles. Si el empleador no los hace, se expone a una multa de 5 salarios mínimos.
- Guarde prueba de la publicación, la circular y el envío digital.
Para no empezar de cero, puede usar nuestro formato de reglamento interno de trabajo, que ya incluye el procedimiento disciplinario de la reforma. Es un ejemplo de reglamento interno que se adapta a empresas comerciales, de servicios o industriales.
Relación con los contratos de trabajo
El reglamento interno de trabajo complementa el contrato, no lo reemplaza. El periodo de prueba, por ejemplo, debe constar por escrito en el contrato; nuestro contrato a término indefinido con periodo de prueba ya trae esa cláusula.
Si su empresa usa contratos a término fijo, revise también los cambios de la reforma en nuestra guía de contrato laboral a término fijo. Y si contrata personas por prestación de servicios, recuerde que a ellas no se les aplica el reglamento; si se les aplica en la práctica, puede configurarse un contrato realidad, como explicamos en contrato de prestación de servicios.
Preguntas frecuentes sobre reglamento interno de trabajo
¿Qué pasa si mi empresa no tiene reglamento interno de trabajo?
Si está obligada y no lo tiene, el inspector del trabajo puede imponer sanciones administrativas. Además, la empresa queda sin escala de faltas y sanciones, de modo que no puede aplicar multas ni suspensiones que no estén pactadas en otro documento.
¿El reglamento debe aprobarlo el Ministerio del Trabajo?
No. Desde la Ley 1429 de 2010 el empleador lo publica y lo informa a los trabajadores, quienes tienen 15 días hábiles para pedir ajustes. El inspector del trabajo solo interviene si hay desacuerdo.
¿Puedo despedir a un trabajador por una falta sin seguir el procedimiento?
El artículo 115 regula el procedimiento para imponer sanciones disciplinarias. Si la decisión es terminar el contrato por justa causa, la jurisprudencia exige, como mínimo, oír al trabajador antes de decidir. Por prudencia, documente siempre los descargos y consulte a un abogado.
¿Cada cuánto debo actualizar el reglamento?
La ley no fija una periodicidad, pero debe actualizarlo cuando cambian las normas o la operación de la empresa. La reforma laboral de 2025 obligó a hacerlo dentro de los 12 meses siguientes a su vigencia para incluir el debido proceso disciplinario.
¿Los trabajadores deben firmar el reglamento?
La ley no exige la firma de cada trabajador. Lo que exige es la publicación y la información por circular. Aun así, es buena práctica dejar constancia de que cada trabajador lo recibió, por ejemplo con un acuse en el correo.
Información general sobre reglamento interno de trabajo según la ley colombiana. No reemplaza la asesoría de un abogado para su caso concreto.
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